Comment mettre en œuvre et le plus rapidement possible le changement en électronique des archives dans une banque ? Cette question concerne certaines banques plus que d’autres. Avec l’aide d’une organisation OVNI, la numérisation de l’archive peut être fait avec succès.

Certains clients estiment que tout cela est surhypothéqué et qu’attendre et voir est la meilleure stratégie de l’archivage. D’autres essaient de résoudre, ce problème de gestions des archives, en plaçant un directeur du numérique (CDO) ou un directeur de l’innovation (CIO) dans une organisation appropriée. Ainsi, ils pensent avoir réussi le grand coup. D’autres essaient de mettre en œuvre au moyen des projets sous-marins, à huis clos, et de nombreuses ressources extérieures. Et ils sont stupéfaits lorsque le personnel n’y comprend rien et fait de l’obstruction. D’autres tentent pathologiquement de réaliser des preuves de concepts avec des startups et FinTechs, en espérant faire entrer la numérisation des archives dans leur entreprise.

Cependant, tous ces modèles et procédures conduisent à des succès de numérisation coûteux et, au mieux, modestes. Il est plus probable que cette approche conduira à des coûts élevés de l’archivage, à l’incertitude et au mécontentement au sein de l’organisation. En outre, les employés refusent de traiter la question autour de la gestion de l’archive. Ils bloquent et protègent leur position et ne coopèrent guère. Cela conduit à un arrêt total au lieu de la numérisation des documents de l’entreprise qui est nécessaire et urgente.

Cinq principes pour le changement en numérique des archives dans le secteur bancaire

Dans la banque, le changement en électronique de ces documents pourrait être fait rapidement et simplement en suivant les cinq principes simples :

1. les PDG n’ont pas besoin de comprendre quoi que ce soit à la numérisation des archives

Le PDG et le conseil de surveillance ne doivent pas nécessairement comprendre quoi que ce soit à la numérisation des documents. De toute façon, la plupart du temps, ils ne le font pas. Le PDG ou le conseil de surveillance doit donner l’ordre de numériser l’archive, mais il ne doit pas nécessairement pouvoir plonger et avoir son mot à dire dans sa mise en œuvre et son écosystème. Il doit faire confiance à l’entrepreneur spécialiste de l’archivage.

2. La stratégie de numérisation des documents est une affaire de monstres

La stratégie, en matière de numérisation des archives, doit être connue de ceux qui ont été directement chargés de réaliser les projets, dans le cadre de cette stratégie. Les monstres qui connaissent les sujets sont les personnes qui ont été mandatées. Les personnes qui sont établies dans ces régions de l’archive se sentent chez elles ou sont simplement en feu pour cela. Pour tous les autres, les mots à la mode tels que : l’industrie 4.0, le FinTech, l’e-gouvernement, multicanal, nuage, etc. sont peu clairs, déroutants et incompréhensibles. Bien souvent, ils les confondent et ce n’est pas bon.

3. La numérisation des archives ne veulent pas influencer la culture d’entreprise

Il n’est pas nécessaire que la culture d’entreprise soit orientée vers le numérique pour lancer un projet de numérisation de ces documents. Par exemple, Apple ne nous a pas interrogés sur sa révolution de produits (iPhone, tablettes). L’’internet, elle aussi, n’a pas demandé à l’humanité si elle était prête pour cela. La culture d’entreprise se numérise automatiquement, étape par étape, par la mise en œuvre de projets numériques comme celui de ses archives.

4. Que les projets archive en numérique soient mis en œuvre par l’organisation UFO

Pour un client, il doit savoir que la mise en œuvre de la stratégie de numérisation des documents et des projets correspondants exige une compétence maximale de la direction du projet. Personne ne devrait avoir la possibilité de s’opposer aux projets. Les projets correspondants ne doivent pas influencer les activités quotidiennes et les activités existantes, si possible pas d’organisations matricielles. Cela conduit à une organisation OVNI.

Organisation OVNI pour l’archive en numérique

Vous avez peut-être entendu parler de la numérisation des archives, certains y croient, d’autres non. Une fois que vous l’avez vu/expérimenté, c’est-à-dire si vous avez fait ou faites encore partie de la numérisation, vous croyez en la chose et en ses projets. Tout comme un OVNI. On le perçoit quand on y croit. Si ce n’est pas le cas, cela ne dérange personne.

Pour ces clients, les avantages de l’organisation OVNI, sur la mise en œuvre de la numérisation des archives, sont notamment :

Le personnel du projet est engagé à 100 % dans le projet. Ce qui minimise les conflits d’intérêts).

L’ordre est donné directement par la plus haute autorité. Ainsi, le PDG ou le conseil de surveillance donne l’ordre de mettre en œuvre la stratégie numérique du projet.

De nouvelles opportunités s’ouvrent pour les employés.

Les membres de l’équipe du projet deviennent les meilleurs ambassadeurs de la numérisation des documents, aux services des clients.

Aucun changement culturel initial laborieux et coûteux n’est nécessaire pour faire l’archivage électronique.

Les entreprises clients peuvent continuer à croître jusqu’à 100% et se concentrent sur leur travail.

Les projets sur la numérisation des archives peuvent être lancés et arrêtés facilement parce que l’organisation existante n’est pas concernée.

Il n’y a pas de niveaux d’escalade, l’organisation OVNI est liée au plus haut niveau et les projets sont donc politiquement difficiles à arrêter.

Concernant les inconvénients, ils sont limités.

5. Pour un archivage électronique, de bonnes mains lors du choix du personnel

Comme souvent, le succès d’un projet dépend des ressources qui y sont consacrées. C’est pareil pour le projet de l’archivage en électronique. Il est certain que le personnel de projet doit d’abord être annulé à 100 %, pour les projets de numérisation. Mais surtout, le membre de l’équipe de projet doit tout au plus s’engager dans le projet.

En outre, il reste des postes très spécifiques à pourvoir dans l’organisation OVNI, en plus du personnel de projet de l’entreprise. Afin de vérifier et d’évaluer les multiples influences des écosystèmes sur une base situationnelle et régulière, un réseau approprié, un savoir-faire et enfin, mais non des moindres, un sentiment pour le tout sont nécessaires. Il n’est pas facile de trouver ces personnes. Pourtant, ces personnes sont recherchées et le seront toujours davantage. Par exemple, les soi-disant leaders numériques comme Blockchain.

Souvent, plusieurs Digital Leaders dans la numérisation des archives sont nécessaires, car il est rare qu’une seule personne couvre tout le nécessaire. Les leaders du numérique des documents disposent d’un vaste réseau dans les écosystèmes correspondants. Ils connaissent les technologies pertinentes de l’archive. Ils possèdent un solide savoir-faire sur les archives, une bonne technique de l’industrie correspondante ainsi que des compétences distinctes en matière de gestion de projets. C’est un nouveau profil d’exigences. Et il est difficile à trouver jusqu’à présent, surtout dans la numérisation des archives. Plusieurs universités se sont consacrées à ce sujet et tentent de couvrir les besoins des personnes correspondantes et de constituer des ressources en conséquence (par exemple HWZ)

Conclusion : gérer la transformation numérique des archives avec l’organisation des OVNI

Ni un changement culturel initié, ni des ajustements et des processus organisationnels institutionnalisés ne sont nécessaires pour faire entrer une entreprise dans l’ère numérique. Elle a besoin d’une unité comme OVNI-Organisation. Une unité dotée de compétences maximales et pouvant se déplacer librement. Elle peut déployer le pouvoir concentré du savoir-faire numérique par le biais de leaders numériques et le mettre en œuvre dans l’entreprise pas à pas.